Die onthaal is 'n belangrike deel van enige geleentheid of byeenkoms. Dit is die eerste indruk wat gaste van die geleentheid het en gee die toon aan vir die res van die aand. Dit is die tyd wanneer gaste arriveer, meng en mekaar leer ken. Dit is ook die tyd wanneer die gasheer of gasvrou hul gaste kan groet en bedank dat hulle gekom het.
Wanneer 'n onthaal beplan word, is daar verskeie dinge om in ag te neem. Die eerste is die ligging. Dit moet 'n plek wees wat gemaklik en uitnodigend is vir gaste. Dit moet ook groot genoeg wees om die aantal gaste wat verwag word, te akkommodeer.
Die tweede is die kos en drinkgoed. Afhangende van die tipe geleentheid, moet die kos en drinkgoed gepas wees. Vir 'n formele geleentheid kan 'n aansit-ete gepas wees. Vir 'n meer toevallige geleentheid is vingeretes en drankies dalk meer gepas.
Die derde is die versierings. Die versierings moet die tema van die geleentheid weerspieël en 'n feestelike atmosfeer skep. Vir 'n formele geleentheid moet die versierings elegant en gesofistikeerd wees. Vir 'n meer toevallige geleentheid moet die versierings pret en uitnodigend wees.
Die vierde is die vermaak. Afhangende van die tipe geleentheid, moet die vermaak gepas wees. Vir 'n formele geleentheid kan lewendige musiek of 'n DJ gepas wees. Vir 'n meer toevallige geleentheid kan speletjies of aktiwiteite meer gepas wees.
Laastens moet die gasheer of gasvrou bereid wees om hul gaste te groet en hulle te bedank dat hulle gekom het. Hierdie is 'n wonderlike geleentheid om 'n goeie indruk te maak en te verseker dat die gaste lekker kuier.
Ontvangs is 'n belangrike deel van enige geleentheid of byeenkoms. Met noukeurige beplanning en aandag aan detail kan die gasheer of gasvrou 'n onvergeetlike ervaring vir hul gaste skep.
Voordele
Voordele van 'n onthaal in 'n besigheidsomgewing sluit in:
1. Besoekers groet: 'n Ontvangsdame is die eerste kontakpunt vir besoekers, wat 'n hartlike en professionele verwelkoming bied. Dit help om 'n positiewe eerste indruk te skep en gee die toon aan vir die res van die besoek.
2. Beantwoord oproepe: 'n Ontvangsdame kan inkomende oproepe beantwoord, boodskappe neem en oproepe na die toepaslike persoon of departement oordra. Dit help om te verseker dat oproepe vinnig en doeltreffend beantwoord word.
3. Skeduleer afsprake: 'n Ontvangsdame kan help om afsprake en besprekings te bestuur, om te verseker dat kliënte en kliënte betyds gesien word.
4. Bestuur van navrae: 'n Ontvangsdame kan inligting verskaf en vrae beantwoord oor die maatskappy, sy produkte en dienste, en ander verwante onderwerpe.
5. Administratiewe take: 'n Ontvangsdame kan help met administratiewe take soos liassering, data-invoer en ander klerklike pligte.
6. Sekuriteit: 'n Ontvangsdame kan help om die veiligheid van die perseel te verseker deur besoekers te monitor en toegang tot die gebou te beheer.
7. Verbetering van kliëntediens: 'n Ontvangsdame kan help om kliëntediens te verbeter deur 'n vriendelike en hulpvaardige teenwoordigheid te verskaf.
8. Verbetering van die maatskappybeeld: 'n Ontvangsdame kan help om die maatskappy se beeld te verbeter deur 'n professionele en verwelkomende atmosfeer te verskaf.
Algehele, om 'n ontvangsdame in 'n besigheidsomgewing te hê, kan help om 'n positiewe en professionele atmosfeer te skep, kliëntediens te verbeter en die veiligheid van die perseel te verseker.
Wenke Ontvangs
1. Groet besoekers hartlik en professioneel. Maak seker dat jy jouself en jou rol in die organisasie voorstel.
2. Vra besoekers om aan te meld en hul kontakinligting te verskaf.
3. Vra besoekers wat hulle nodig het en rig hulle na die toepaslike persoon of departement.
4. Bied besoekers verversings aan en laat hulle welkom voel.
5. Beantwoord enige vrae wat besoekers oor die organisasie mag hê.
6. Maak seker dat besoekers bewus is van enige veiligheidsprotokolle of -prosedures.
7. Voorsien besoekers van enige nodige vorms of dokumente.
8. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante beleide of prosedures.
9. Gee besoekers aanwysings na hul bestemming.
10. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante spertye of tydraamwerke.
11. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante reëls of regulasies.
12. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante fooie of heffings.
13. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante afslag of aanbiedinge.
14. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante dienste of geriewe.
15. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante gebeurtenisse of aktiwiteite.
16. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante hulpbronne of materiaal.
17. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante kontakinligting.
18. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante openings- of sluitingstye.
19. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante parkeer- of vervoeropsies.
20. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante sekuriteits- of privaatheidsbeleide.
21. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante gesondheids- of veiligheidsprotokolle.
22. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante toeganklikheid- of gestremdheidsdienste.
23. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante nood- of ontruimingsprosedures.
24. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante omgewings- of volhoubaarheidsbeleide.
25. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante kulturele of taaloorwegings.
26. Maak seker dat besoekers bewus is van enige relevante wetlike of nakoming t.o.v
